Tips bij het aanleveren van data
Bij het aanleveren van data in de ZiZo-portal stuiten ziekenhuizen, zbc's en privéklinieken soms op vragen. In deze rubriek geeft Zichtbare Zorg u tips die u kunnen helpen bij het aanleveren van uw gegevens.
- Tip 1: Oproep ZiZo aan ziekenhuizen: baseer aanlevering op volledige telling
- Tip 2: Eén patiënt telt één keer mee in data-aanlevering
- Tip 3: Hoe voldoen ziekenhuizen aan hun verplichting om gegevens aan te leveren voor het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording (JMV)?
- Tip 4: Waarom gaat het om schriftelijke goedkeuring bij de verificatievraag "Heeft degene die verantwoordelijk is voor de aangeleverde gegevens van deze indicator, deze gegevens ook schriftelijk goedgekeurd?"
- Tip 5: Niet verplichte ZiZo-data gebruikt voor inkooponderhandelingen: mag dat?
- Tip 6: Wat betekent de pop-up die verschijnt bij onwaarschijnlijke waarden?
- Tip 7: Hoe werkt de automatische invulling in de portal?
- Tip 8: Wie vult in de portal het veld van de toelichtingen in en wie valideert dit?
Tip 1: Oproep ZiZo aan ziekenhuizen: baseer aanlevering op volledige telling
De gegevens voor Zichtbare Zorg indicatoren die bestaan uit een teller en een noemer moeten gebaseerd zijn op een volledige telling en niet op protocol van ziekenhuizen. Met protocollair aanleveren wordt bedoeld dat er geen telling wordt gedaan, omdat processen 'standaard' zijn. De indicatorwaarde is dan automatisch 0 of 100%. In een volledige telling worden alle patiënten individueel bekeken. Reden voor aanlevering op basis van volledige telling is dat Zichtbare Zorg zo beter in staat is de data met elkaar te vergelijken en dus de kwaliteit van de zorg op een eenduidige wijze in kaart te brengen. Het nadeel aan protocollair is namelijk dat het geen garantie geeft voor een betrouwbare afspiegeling van de werkelijkheid.
Voorbeeld: Van een diabetespatiënt moet een keer per jaar de bloeddruk gemeten worden. Dat is een indicator die bestaat uit een teller en een noemer. In de praktijk kan het gebeuren dat bij niet elke diabetespatiënt die jaarlijkse bloeddrukmeting wordt uitgevoerd. Als er op basis van protocol geregistreerd zou worden, zou dit niet uit de data blijken. Als er per patiënt, dus op basis van volledige telling wordt geregistreerd, blijkt dit wel.
Tip 2: Eén patiënt telt één keer mee in data-aanlevering
Data moeten zoveel als mogelijk op locatieniveau worden aangeleverd, maar alleen als het onderscheid tussen locaties zinvol is. Vorig jaar heeft een aantal ziekenhuizen voor de verschillende locaties dezelfde patiëntaantallen ingevuld. Op die manier telt één patiënt dubbel mee in het totaal van de organisatie. Dat is niet de bedoeling: één patiënt mag maar één keer meetellen.
Voorbeeld: ziekenhuis Z heeft twee locaties A en B. Op locatie A worden 75 patiënten met mammacarcinoom behandeld en op locatie B 25. De gegevens van deze 100 patiënten staan in één systeem geregistreerd en kunnen niet worden gescheiden: een onderscheid is hier dus niet zinvol. Bovendien is er in dit voorbeeld één groep van medisch specialisten die de patiënten behandelt, op verschillende locaties. Voor deze aandoening moet ziekenhuis Z dan op ziekenhuisniveau de gegevens voor deze 100 patiënten aanleveren.
Tip 3: Hoe voldoen ziekenhuizen aan hun verplichting om gegevens aan te leveren voor het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording (JMV)?
Ziekenhuizen leveren hun data uiterlijk 14 april aan bij Zichtbare Zorg. Dit geldt voor zowel tranche 1 als tranche 2. Voor tranche 1 is aanlevering van alle gegevens vanaf 2010 verplicht volgens de regeling kwaliteitsjaarverslag 2010.
De data die na schoning door de Raad van Bestuur worden geautoriseerd, worden door Zichtbare Zorg doorgeleverd aan DigiMV ter accordering voor het JMV.
Let op: binnen DigiMV kan niets meer aangepast of toegevoegd worden. Het enige wat het ziekenhuis in DigiMV hoeft te doen is de bij Zichtbare Zorg geautoriseerde data accorderen vóór 1 juni 2010. Accordering in DigiMV gebeurt per aandoening.
Klik op onderstaande link voor het volledige tijdpad van data-aanlevering, dataverwerking, rapportage en openbaarheid:
Tip 4: Waarom gaat het om schriftelijke goedkeuring bij de verificatievraag "Heeft degene die verantwoordelijk is voor de aangeleverde gegevens van deze indicator, deze gegevens ook schriftelijk goedgekeurd?"
'Schriftelijk' is hier breed bedoeld. Vorig jaar luidde de vraag: is een medisch specialist betrokken bij de door u opgeleverde gegevens? De antwoordmogelijkheden waren 'mondeling besproken','geautoriseerd' of 'anders'.
In overleg met de experts die betrokken zijn bij het opstellen van de verificatievragen, is deze vraag aangescherpt. Het vragen naar alleen goedkeuring bleek te beperkt. De formulering 'schriftelijk' is gekozen om na te gaan of de goedkeuring 'op schrift' vastgelegd is. Het kan hierbij gaan om een schriftelijke handtekening, maar ook een goedkeuring per e-mail.
Als een ziekenhuis ervoor heeft gekozen om de portal zo in te richten dat de verantwoordelijke voor de gegevens de invuller van de webenquête is, dan volstaat ook het definitief maken van de gegevens in de invoer tool. Een mondelinge goedkeuring daarentegen volstaat niet.
Tip 5: Niet verplichte ZiZo-data gebruikt voor inkooponderhandelingen: mag dat?
Een aantal ziekenhuizen heeft van zorgverzekeraars in 2009 aanvullende vragen gekregen. De informatie zou worden gebruikt bij de selectie van een voorkeursaanbieder. Zorgverzekeraars gaven daarbij aan dat de gegevens van ZiZo uit 2009 ook mee zouden tellen bij de selectie van een voorkeursaanbieder. Kwaliteitsadviseurs van ziekenhuizen vragen ZiZo hoe het kan dat de gegevens die voor dat jaar niet verplicht waren toch werden gebruikt bij de inkooponderhandelingen 2010.
Zorgverzekeraars Nederland (ZN), de koepel van de zorgverzekeraars die ook is vertegenwoordigd in de Stuurgroep Zichtbare Zorg Ziekenhuizen, heeft de individuele zorgverzekeraars verzocht prudent om te gaan met data die voor het eerst worden aangeleverd en vrijwillig openbaar zijn gesteld. Formeel mogen verzekeraars deze openbare gegevens gebruiken voor de onderhandelingen.
De gegevens die in 2009 voor tranche 1 werden aangeleverd waren nog niet altijd valide, betrouwbaar en vergelijkbaar. Daarom heeft Zichtbare Zorg in samenwerking met experts uit het veld een vlaggensystematiek ontwikkeld. Deze systematiek wordt meegeleverd aan iedere gegevensvragende partij en dus ook aan zorgverzekeraars. Zij worden geacht de duiding en consequenties van de vlaggen mee te nemen in de gesprekken met zorgaanbieders.
Zichtbare Zorg streeft naar één loket ten aanzien van kwaliteit: het is de bedoeling dat partijen zoveel mogelijk gegevens via Zichtbare Zorg verkrijgen. Op dit moment is dat nog niet zo. Zo wordt een deel van de gegevens nog uitgevraagd door zorgverzekeraars en patiëntenverenigingen. Hier is sprake van communicerende vaten: naarmate het aantal ZiZo-indicatoren groeit, zal de extra uitvraag afnemen. Dit kost tijd.
Zorgverzekeraars Nederland (ZN) streeft samen met individuele zorgverzekeraars naar één set voor de extra uitvraag ten aanzien van kwaliteit vanaf 2011. U hoort over de concrete invulling hiervan dit voorjaar meer. Overigens zal er altijd een klein deel extra worden uitgevraagd ten behoeve van de contractonderhandelingen tussen individuele zorgverzekeraars en individuele zorgaanbieders.
Zichtbare Zorg en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) werken aan de integratie van de Basisset IGZ en de kwaliteitsindicatoren van Zichtbare Zorg. Ook hierover wordt u dit voorjaar nader geïnformeerd.
Tip 6: Wat betekent de pop-up die verschijnt bij onwaarschijnlijke waarden?
De portal beschikt over ingebouwde validatiegrenzen. Dit betekent dat als er een onwaarschijnlijke waarde wordt ingevuld (vastgesteld op basis van input van vorig jaar en waarschijnlijkheidsgrenzen aangegeven door de indicatorwerkgroepen) er een pop-up venster verschijnt. Deze dient ter waarschuwing: check of u de gegevens goed hebt ingevuld! Als dit het geval is, kunt u de melding verder negeren.
Tip 7: Hoe werkt de automatische invulling in de portal?
In de vragenlijst zijn noemers (en soms tellers) die hetzelfde moeten zijn binnen een aandoening gekoppeld. Bij het invullen van de eerste noemer worden alle noemers die hetzelfde zijn automatisch gevuld. Indien een ziekenhuis één van de indicatoren niet kan aanleveren, is het mogelijk om de indicator uit te klikken. Er kan dan worden aangevinkt dat de indicator niet wordt aangeleverd. Hierdoor wordt het invulveld grijs. Dit kan ook bij de eerste indicator op basis waarvan de noemergegevens met de volgende indicatoren worden gekoppeld. De gegevens voor de tweede automatisch gevulde velden blijven dan behouden.
Voorbeeld: Voor de indicatorenset van Diabetes wordt in indicator 2a gevraagd naar de noemer: ‘totaal aantal mensen met diabetes mellitus onder behandeling van internist waarbij in het verslagjaar een DBC is afgesloten’. Als het antwoord 684 is, zal automatisch ook de noemer van de indicatoren 2b, 2c, 2d, 2e, 3a, 4 ingevuld worden.
Tip 8: Wie vult in de portal het veld van de toelichtingen in en wie valideert dit?
In de portal is er per indicator de mogelijkheid een toelichting te geven op de gegeven antwoorden. Uw ziekenhuis wordt voor de gegevens van tranche 2 in de gelegenheid gesteld deze beschikbaar te stellen (voor T1 over verslagjaar 2009 is dit verplicht). Gaat u akkoord met het openbaar beschikbaar stellen van uw gegevens, dan wordt de in de portal ingevulde toelichting overgenomen in de database. De toelichting wordt echter niet gebruikt voor het schonen van de gegevens. De dataverwerkende partijen zijn verantwoordelijk voor een juist gebruik en juiste interpretatie van deze toelichtingen.
Binnen uw ziekenhuis zal degene met de ‘schrijfrechten’ (de invuller) deze toelichting kunnen invullen. Dit betekent dat als de invuller zijn gegevens heeft geautoriseerd (voor 14 april 24:00), de toelichtingen door de concernbeheerder niet meer kunnen worden aangepast. Indien er tijdens de schoningsperiode (26 april – 28 mei 2010) indicatoren worden opengezet waar vragen over zijn, kan de invuller nog wel de teksten in het toelichtingenveld aanpassen.
Let op: De toelichtingen worden direct uit de portal overgenomen in de openbare database. De invuller is zelf verantwoordelijk voor de leesbaarheid en de juistheid van de tekst in het toelichtingenveld.
