Concernbeheerder

Om de registratie van kwaliteitsgegevens soepel te laten verlopen vraagt Zichtbare Zorg organisaties om een zogenaamde concernbeheerder aan te wijzen. Een concernbeheerder heeft binnen de organisatie een centrale rol in het beheer van de ZiZo-applicatie.

De concernbeheerder werkt samen met de kwaliteitsfunctionaris om het Kwaliteitskader te implementeren. De beheerder heeft daarbij vooral een faciliterende functie die operationeel en technisch is. De kwaliteitsfunctionaris draagt zorg voor de inhoudelijke implementatie van de vragenlijsten. De concernbeheerder heeft twee hoofdtaken:

• Beheren van de gebruikersaccounts;
• Inrichten van de organisatiestructuur in de applicatie.

Taak: gebruikersbeheer
Iedereen die binnen de zorgorganisatie gaat werken met de applicatie krijgt van de concernbeheerder een username en wachtwoord. De concernbeheerder maakt deze accounts aan in de applicatie en kent een rol toe, bijvoorbeeld coördinator of medewerker. In geval van personele wijzigingen voert de beheerder deze door.

Taak: inrichten organisatiestructuur
Het organisatiemodel van de ZiZo-applicatie kent drie lagen: een concernniveau, een coördinerende laag en de informatie-eenheden: 

• Het concernniveau is het hoogste niveau en kenmerkt zich door registratie in het Handelsregister. Het is een rechtspersoon die verantwoordelijkheid draagt voor de organisatie. Op concernniveau kent de applicatie twee rollen: de beheerder en de eindverantwoordelijke. De eindverantwoordelijke is een lid van de Raad van Bestuur. De eindverantwoordelijke is degene die akkoord kan geven voor (openbare) publicatie en doorlevering van gegevens.
• Het tweede niveau is de coördinerende laag. Deze moet door de beheerder, in afstemming met de RvB en de directie, worden ingericht. Per cluster van locaties / regio / productgroep moet een coördinator worden aangeleverd. Deze laag is nodig om voor grote en middelgrote organisaties een goede verdeling van verantwoordelijkheden te kunnen maken. In kleine organisaties kan de concernbeheerder zelf deze rol invullen.
• Het derde niveau is het niveau van de informatie-eenheid. Een informatie-eenheid is een eenheid met 45 tot 150 cliënten. Aan een informatie-eenheid worden de cliëntgegevens gekoppeld. De concernbeheerder richt, samen met de coördinator, deze eenheden in en maakt per eenheid gebruikers aan.

Profiel van de concernbeheerder
Wij raden u aan om bij het aanwijzen van de concernbeheerder rekening te houden met onderstaand profiel:

• is gemandateerd door de eindverantwoordelijke (Raad van Bestuur) om als concernbeheerder op te treden; 
• kent de structuur van de organisatie tot in de details;
• heeft inzicht in de wijze waarop de organisatie zich naar buiten toe (JMV, kiesbeter.nl) wil presenteren en vertaalt dit naar een organisatiestructuur in de ZiZo-applicatie;
• kent de eventuele complexiteit van de organisatie en kan dit simpel vertalen in een structuur; 
• kent de verschillende zorgtypen die aan verschillende AWBZ-doelgroepen worden geleverd in de organisatie;
• heeft affiniteit met het beheren van applicaties.

Het is goed voorstelbaar dat het niet mogelijk is één iemand te vinden die aan alle eigenschappen van het geschetste profiel voldoet. Het is dan ook mogelijk om de functie van concernbeheerder in de praktijk door twee of meerdere personen te laten invullen. Bijvoorbeeld door iemand met kennis van ICT samen met een kwaliteitsfunctionaris of met iemand die veel kennis heeft van de organisatie.

Let op: Voor Zichtbare Zorg is het van belang dat er één persoon als aanspreekpunt, en dus formeel als beheerder, wordt aangemerkt en aangemeld.